Para preparar el encargo
Para preparar una sustitución, reúne la convocatoria vigente, las piezas del expediente relevantes para el acto y una instructa con referencias fáciles de localizar. Entrégalas ordenadas por el canal acordado e identifica cualquier documento que falte o cambie las instrucciones.
Primero, los datos para valorar el encargo
En la consulta inicial bastan tus datos profesionales de contacto, la localidad, el órgano judicial si se conoce, la fecha y hora, la materia y la actuación solicitada. Añade una explicación breve del trabajo que necesitas delegar.
No adjuntes documentación sensible a un formulario público. La entrega del expediente debe realizarse por el canal adecuado que se haya convenido para el encargo.
Después, las piezas que explican el asunto
Una vez delimitada la actuación, esta relación puede servir para preparar la entrega. No es una lista universal de documentos procesalmente exigibles; debe ajustarse con el letrado director.
- Resolución o comunicación del señalamiento, con sus datos completos y cualquier modificación posterior.
- Escritos que fijan las posiciones de las partes y resoluciones relevantes para el acto.
- Documentos y prueba que deban conocerse para la intervención solicitada.
- Instructa actualizada con cuestiones controvertidas, límites del encargo y decisiones que requieren consulta.
- Datos de contacto del letrado director y del procurador, cuando intervenga.
- Información o documentación de representación cuya revisión resulte necesaria en el caso concreto.
Cómo ordenar la entrega
Utiliza nombres que permitan reconocer el contenido y la fecha de cada archivo. Un índice breve ayuda a localizar la demanda, la contestación, las resoluciones y la documentación destacada. Comprueba que los documentos estén completos, sean legibles y conserven su numeración.
Si hay una pieza extensa especialmente relevante, indica las páginas que interesa revisar y el motivo, sin eliminar el contexto necesario. Evita duplicados con nombres ambiguos que hagan difícil distinguir la versión vigente.
Ejemplo de índice para una entrega ordenada
Este ejemplo ficticio sirve para organizar archivos, no como relación de documentos exigidos por un órgano judicial. Adáptalo a la actuación y al material que realmente exista en el expediente.
- 00_Indice: relación de archivos, fecha de entrega y pendientes.
- 01_Señalamiento: convocatoria vigente y comunicaciones que la modifiquen.
- 02_Escritos: piezas que permiten conocer la posición de las partes.
- 03_Resoluciones: decisiones relevantes para preparar la actuación.
- 04_Documentos_y_prueba: material ordenado conservando sus referencias originales.
- 05_Instructa: versión vigente, fecha y contacto del letrado director.
Cerrar las dudas y comunicar los cambios
Señala expresamente lo que falte, esté pendiente de resolución o requiera una aclaración del letrado director. Si llega documentación nueva, explica qué añade y si modifica la instructa. Un cambio de fecha, hora o sede exige una comunicación específica y una nueva comprobación del encargo.
Una comprobación breve antes del envío
Abre los archivos desde la carpeta de entrega para comprobar que se leen y que están completos. Si un documento depende de anexos, revisa que también figuren en el índice. Una página girada, un escaneado cortado o un archivo protegido sin acceso pueden impedir revisar una cuestión concreta.
Mantén la referencia del documento aportado al procedimiento. Si utilizas una numeración interna adicional, indica su correspondencia: así una mención a «documento 4» no señala dos archivos distintos. En documentos largos, especifica tanto la página del archivo como la numeración impresa cuando no coincidan.
Si envías una segunda entrega, enumera los archivos nuevos o sustituidos y explica el motivo. Evita reenviar toda la carpeta sin identificar las modificaciones: resulta difícil saber qué revisar y qué versión ha dejado de estar vigente.
Antes de dar el siguiente paso
¿La entrega de documentos confirma la asistencia?
No. La documentación permite preparar y valorar el trabajo, pero la sustitución necesita una confirmación expresa en las condiciones acordadas.
¿Qué hago si falta una parte del expediente?
Identifica qué pieza falta, para qué cuestión puede ser relevante y si se espera recibirla. El letrado director y el profesional que valora el encargo deben aclarar si la información disponible permite preparar la actuación antes de confirmarla.
¿Conviene enviar todo en un único PDF?
Depende del volumen y del uso previsto. Lo esencial es que las piezas puedan localizarse, conserven sus referencias y sean legibles. Acuerda el formato si unir todos los documentos dificulta identificar los archivos o comunicar cambios.